متن مقاله
مقدمه
BEP زمانی ارزش اجرایی دارد که برداشت مشترکی از مسئولیتها، تحویلها، معیارهای پذیرش و مسیر تصمیم گیری ایجاد کند. اگر متن سند در همین نقاط مبهم باشد، اختلاف فقط در خود BEP باقی نمیماند و به مدلسازی، هماهنگی، کنترل کیفیت و حتی پذیرش نهایی منتقل میشود. این مقاله بررسی میکند ابهامهای ظاهراً کوچک چگونه به دوبارهکاری و اختلاف قراردادی تبدیل میشوند و کارفرما پیش از تأیید BEP باید کدام موضوعات را بدون تفسیرپذیری روشن کند.
ابهام در BEP فقط یک مشکل مستنداتی نیست
وقتی BEP مبهم نوشته میشود، مشکل فقط این نیست که یک سند ناقص یا ضعیف در ابتدای پروژه وجود دارد. مسئله اصلی این است که همان ابهام به تدریج وارد تصمیمها، مسئولیتها، تحویلها و روابط بین تیمها میشود.
در بسیاری از پروژهها، متن BEP در ظاهر کامل است؛ درباره مدلسازی، هماهنگی، کنترل کیفیت و تحویل اطلاعات صحبت شده، اما مشخص نیست هر فعالیت دقیقاً توسط چه کسی، در چه زمانی، با چه معیار و با چه خروجی قابل قبولی انجام میشود. در چنین شرایطی، هر طرف پروژه برداشت خود را از متن سند شکل میدهد.
در ابتدای پروژه ممکن است این تفاوت برداشت چندان مهم به نظر نرسد، چون هنوز حجم مدلها محدود است و تصمیمهای زیادی گرفته نشدهاند. اما با پیشرفت طراحی، افزایش تعداد مدلها و درگیر شدن رشتهها و سازمانهای مختلف، همین تفاوتها به مسائل عملی تبدیل میشوند: یک تیم تصور میکند مدل آماده هماهنگی است، تیم دیگر آن را صرفاً نسخه کاری میداند؛ یک طرف انتظار کنترل تداخل دارد، طرف دیگر آن را خارج از دامنه مسئولیت خود میبیند.
در این مرحله، اختلاف دیگر درباره متن BEP نیست؛ درباره این است که چه کسی باید چه کاری انجام میداده و چه چیزی باید تحویل میشده است.
به همین دلیل، کیفیت BEP را نباید فقط با تعداد صفحات، جداول یا میزان تطابق ظاهری آن با یک قالب استاندارد سنجید. معیار اصلی این است که آیا سند میتواند برای افراد مختلف پروژه، یک برداشت اجرایی مشترک ایجاد کند یا نه. در پروژههایی که کارفرما مرجع تخصصی مستقلی برای این بررسی ندارد، مشاوره BIM سمت کارفرما میتواند تعریف معیار، بررسی BEP و پایش اجرای همان تعهدات را به یک مسیر قابل ارزیابی متصل کند.
BEP زمانی ارزشمند است که ابهام را قبل از ورود به اجرا حذف کند، نه اینکه فقط آن را مستند کند.
وقتی دامنه تعهدات BIM برای طرفهای پروژه معنای یکسانی ندارد
یکی از خطرناکترین ابهامها در BEP این است که سند مشخص نکند هر طرف پروژه دقیقاً به چه خروجیهایی متعهد است. عباراتی مانند «مدلسازی کامل»، «هماهنگی بین رشتهای» یا «تحویل مدل BIM» اگر بدون تعریف دامنه استفاده شوند، میتوانند برای افراد مختلف معنای متفاوتی داشته باشند.
برای مثال، ممکن است کارفرما از «مدل هماهنگ شده» مدلی را انتظار داشته باشد که تداخلهای اصلی آن بررسی و رفع شده باشد، در حالی که مشاور همان عبارت را صرفاً به معنای تجمیع مدلهای رشتهها در یک فایل هماهنگی بداند. یا ممکن است یک رشته تصور کند تکمیل اطلاعات تجهیزها در دامنه کار رشته دیگری است.
این اختلاف برداشت معمولاً زمانی آشکار میشود که بخشی از کار انجام شده و اصلاح آن هزینهبر شده است. در آن مرحله، بحث اصلی دیگر فنی نیست؛ هر طرف تلاش میکند نشان دهد برداشت خودش از تعهدات درست بوده است.
یک BEP قابل اجرا باید دامنه تعهدات را تا حدی روشن کند که درباره موارد اصلی جای تفسیر شخصی باقی نماند: چه مدلهایی باید تولید شوند، چه اطلاعاتی باید در آنها وجود داشته باشد، در چه مرحلهای باید تحویل شوند، برای چه کاربردی مورد استفاده قرار میگیرند و چه مواردی صراحتاً خارج از دامنه هستند. این مرزبندی با تفاوت خدمات BIM برای کارفرما، مشاور و پیمانکار نیز ارتباط مستقیم دارد؛ چون یک فعالیت مشابه برای هر طرف میتواند مسئولیت و معیار پذیرش متفاوتی داشته باشد.
هرجا دامنه تعهدات قابل تفسیر باشد، احتمال اختلاف در تحویل نیز افزایش پیدا میکند.
مسئولیت تولید، کنترل، هماهنگی و تأیید اطلاعات مشخص نمیماند
حتی اگر دامنه کلی خدمات BIM روشن باشد، پروژه بدون تعریف دقیق مسئولیتها همچنان میتواند دچار آشفتگی شود. دانستن اینکه چه چیزی باید تحویل شود کافی نیست؛ باید مشخص باشد هر فعالیت توسط چه کسی انجام، کنترل، هماهنگ و تأیید میشود.
در پروژههای چندرشتهای، بسیاری از مشکلات زمانی ایجاد میشوند که چند نفر در یک فرایند حضور دارند اما مالکیت واقعی کار مشخص نیست. ممکن است یک تیم مدل را تولید کند، فرد دیگری آن را بررسی کند و مسئول BIM نیز بر هماهنگی نظارت داشته باشد، اما اگر BEP مشخص نکند چه کسی مسئول نهایی هر مرحله است، فعالیتها بین نقشها معلق میمانند.
برای مثال، ممکن است همه بدانند تداخلها باید بررسی شوند، اما مشخص نباشد چه کسی آنها را ثبت میکند، چه کسی مسئول اصلاح است، چه کسی نتیجه اصلاح را کنترل میکند و چه کسی بسته شدن آن مسئله را تأیید میکند. در چنین شرایطی، وجود جلسه یا گزارش هماهنگی لزوماً به معنای وجود مسئولیت روشن نیست.
این مشکل در زمان تأخیر یا بروز خطا جدیتر میشود. اگر مسئولیتها از ابتدا تعریف نشده باشند، تشخیص علت مشکل و مطالبه اقدام اصلاحی دشوار میشود و اختلاف بهجای حل مسئله، به تعیین مقصر کشیده میشود.
BEP باید برای فعالیتهای اصلی BIM، نقش تولیدکننده، کنترلکننده، هماهنگکننده، تأییدکننده و منتشرکننده اطلاعات را بهصورت روشن تعریف کند.
فرایندی که مسئول نهایی آن مشخص نیست، حتی اگر همه در آن مشارکت داشته باشند، قابل کنترل نیست.
تحویل مدل بدون معیار پذیرش قابل سنجش نیست
یکی از رایجترین ضعفهای BEP این است که درباره تحویل مدل صحبت میکند، اما مشخص نمیکند یک مدل در چه شرایطی قابل قبول محسوب میشود. در این حالت، «تحویل مدل» به یک رویداد زمانی تبدیل میشود، نه یک خروجی با معیارهای قابل سنجش.
ممکن است مشاور مدل را در موعد مقرر ارسال کند، اما کارفرما یا مدیر BIM پروژه آن را از نظر کامل بودن اطلاعات، ساختار مدل، میزان تداخلها، نامگذاری، پارامترها یا کیفیت مستندسازی قابل قبول نداند. اگر این معیارها از ابتدا تعریف نشده باشند، هر دو طرف میتوانند استدلال کنند که تعهد خود را درست تفسیر کردهاند.
مشکل زمانی جدیتر میشود که معیارهای پذیرش فقط با عبارات کلی بیان شوند؛ برای مثال «مدل باید هماهنگ باشد» یا «مدل باید مطابق استاندارد پروژه تهیه شود». چنین عباراتی بدون تعیین سطح کنترل، دامنه بررسی و شرایط پذیرش، امکان ارزیابی عینی را فراهم نمیکنند.
BEP باید مشخص کند چه ویژگیهایی برای پذیرش هر تحویل ضروری هستند. این الزامات میتوانند شامل محتوای مورد انتظار مدل، سطح اطلاعات مورد نیاز، قواعد نامگذاری، الزامات پارامترها، ساختار فایل، وضعیت تداخلها، فرمتهای تحویلی و مدارک همراه باشند.
در این صورت، بررسی مدل از یک بحث سلیقهای به یک فرایند قابل اندازهگیری تبدیل میشود. اما تعریف معیار کافی نیست؛ در طول پروژه باید مشخص شود مشاور تا چه اندازه همان معیارها را به نتیجه تبدیل کرده است. این موضوع در راهنمای ارزیابی عملکرد مشاور BIM در طول پروژه بهصورت جداگانه بررسی شده است.
تحویلی که معیار پذیرش آن از قبل مشخص نشده باشد، در پایان پروژه به راحتی میتواند به موضوع اختلاف تبدیل شود.
هماهنگی بین رشتهای از یک فرایند مشخص به مجموعهای از جلسات تبدیل میشود
هماهنگی بین رشتهای فقط به این معنا نیست که مدلهای معماری، سازه و تأسیسات در کنار یکدیگر قرار بگیرند و تداخلها دیده شوند. هماهنگی زمانی قابل کنترل است که برای شناسایی، ثبت، ارجاع، اصلاح و بستن مسائل یک فرایند مشخص وجود داشته باشد.
اگر BEP این فرایند را روشن نکند، جلسات هماهنگی به تدریج جای خودِ فرایند را میگیرند. مسائل در جلسه مطرح میشوند، اما ممکن است مشخص نباشد چه کسی مسئول اصلاح است، چه زمانی باید اقدام کند، کدام موارد اولویت بیشتری دارند و چه کسی باید نتیجه اصلاح را تأیید کند.
در چنین شرایطی، همان مسائل ممکن است در چند جلسه متوالی تکرار شوند. بخشی از تداخلها اصلاح میشوند، بخشی فراموش میشوند و برخی بدون تصمیم مشخص باز میمانند. تعداد جلسات افزایش پیدا میکند، اما این افزایش لزوماً به معنای افزایش هماهنگی نیست.
BEP باید مشخص کند هماهنگی در چه فواصل یا نقاط کنترلی انجام میشود، چه مدلهایی وارد فرایند میشوند، مسائل چگونه ثبت و دستهبندی میشوند، مسئول هر اصلاح چه کسی است، مهلت اقدام چگونه تعیین میشود و بسته شدن هر مسئله با چه روشی تأیید میشود.
این ساختار باعث میشود جلسه هماهنگی محل تصمیم گیری باشد، نه محل کشف دوباره همان مشکلات.
هماهنگی مؤثر زمانی اتفاق میافتد که هر مسئله یک مسیر مشخص از شناسایی تا بسته شدن داشته باشد.
نسخه معتبر مدل و مسیر انتشار اطلاعات مبهم میماند
در پروژه BIM، وجود چند نسخه از یک مدل به خودی خود مشکل نیست؛ مشکل زمانی ایجاد میشود که مشخص نباشد کدام نسخه برای تصمیم گیری، هماهنگی یا اجرا معتبر است.
اگر BEP مسیر انتشار اطلاعات را روشن نکند، فایلهای کاری، مدلهای اشتراکی و نسخههای تأیید شده به مرور با یکدیگر مخلوط میشوند. ممکن است یک رشته بر اساس مدلی کار کند که رشته دیگر آن را منسوخ میداند، یا فایلی که صرفاً برای بررسی موقت ارسال شده، به عنوان مرجع رسمی مورد استفاده قرار گیرد.
این وضعیت فقط باعث دوباره کاری نمیشود؛ قابلیت ردیابی تصمیمها را نیز از بین میبرد. وقتی مشخص نیست چه کسی مدل را منتشر کرده، در چه تاریخی منتشر شده و چه نسخهای مبنای یک تصمیم بوده است، بررسی علت خطا یا اختلاف بسیار دشوار میشود.
BEP باید تعریف کند چه وضعیتهایی برای اطلاعات وجود دارد، هر وضعیت چه کاربردی دارد و انتقال مدل از یک وضعیت به وضعیت دیگر با چه کنترل و تأییدی انجام میشود. همچنین باید مشخص باشد چه کسی اختیار انتشار دارد، نامگذاری و شماره نسخه چگونه کنترل میشود و نسخههای قبلی چگونه بایگانی و قابل ردیابی باقی میمانند.
هدف از این ساختار محدود کردن تبادل اطلاعات نیست؛ هدف این است که همه بدانند چه اطلاعاتی برای چه نوع استفادهای معتبر است.
در پروژه BIM، دسترسی به فایل کافی نیست؛ مرجعیت هر نسخه باید مشخص باشد.
برنامه تحویل اطلاعات از تصمیمها و برنامه واقعی پروژه جدا میشود
یکی از مشکلات رایج در BEPهای ضعیف این است که زمانبندی تحویل اطلاعات صرفاً بهصورت مجموعهای از تاریخها یا دورههای ثابت تعریف میشود، بدون اینکه ارتباط آن با تصمیمهای واقعی پروژه مشخص باشد.
برای مثال، ممکن است در BEP نوشته شده باشد مدلها هر دو هفته یا در انتهای هر ماه تحویل شوند. اما اگر معلوم نباشد این تحویل برای چه تصمیمی لازم است، چه اطلاعاتی باید تا آن تاریخ کامل شده باشد و کدام رشتهها باید پیش از آن هماهنگ شوند، برنامه تحویل به یک تقویم اداری تبدیل میشود.
در پروژه واقعی، ارزش اطلاعات به زمان آماده شدن آن وابسته است. مدلی که بعد از تصمیم طراحی، تأیید خرید یا شروع اجرا آماده شود، حتی اگر از نظر فنی کامل باشد، ممکن است دیگر نتواند از دوباره کاری جلوگیری کند.
BEP باید تحویل اطلاعات را به نقاط تصمیم گیری و مراحل واقعی پروژه متصل کند. یعنی مشخص باشد هر مدل یا خروجی برای پشتیبانی از چه تصمیمی تهیه میشود، چه پیشنیازهایی دارد و چه زمانی باید به سطح مورد انتظار برسد.
این ارتباط میان برنامه پروژه و برنامه تحویل اطلاعات باعث میشود تیم BIM صرفاً «در موعد مقرر فایل ارسال نکند»، بلکه اطلاعات را زمانی تولید کند که برای تصمیم گیری قابل استفاده باشد.
تحویل به موقع فقط زمانی معنا دارد که اطلاعات پیش از تصمیمی که به آن وابسته است آماده شده باشد.
ابهام در روش تبادل اطلاعات، مشکلات فنی را به مراحل بعدی پروژه منتقل میکند
در بسیاری از پروژهها، مشکلات فنی BIM نه به دلیل ضعف نرمافزار، بلکه به دلیل تصمیمهایی ایجاد میشوند که باید در ابتدای پروژه گرفته میشدند اما به بعد موکول شدهاند.
اگر BEP روش تبادل اطلاعات را به طور دقیق مشخص نکند، تیمها ممکن است با نسخههای متفاوت نرمافزار، ساختارهای نامگذاری متفاوت، مختصات ناسازگار، پارامترهای غیر یکسان یا روشهای متفاوت لینک کردن و خروجی گرفتن کار کنند. تا زمانی که هر تیم جداگانه روی مدل خود کار میکند، این تفاوتها ممکن است چندان محسوس نباشند.
مشکل زمانی آشکار میشود که مدلها برای هماهنگی، تجمیع، استخراج اطلاعات یا تحویل رسمی کنار هم قرار میگیرند. در این مرحله، اصلاح ساختار مدلها میتواند نیازمند جابهجایی مختصات، بازتعریف پارامترها، تغییر روش لینک کردن، بازتولید خروجیها یا حتی اصلاح بخشی از مدلسازی انجام شده باشد.
BEP باید پیش از شروع تولید گسترده مدل، قواعد اصلی تبادل اطلاعات را مشخص کند: نسخه نرمافزارها، فرمتهای اصلی تحویل، روش مدیریت مختصات، ساختار فایلها، قواعد لینک کردن، الزامات پارامترها و در صورت نیاز، قواعد خروجیهایی مانند IFC.
هدف این نیست که همه جزئیات فنی از روز اول ثابت بمانند؛ هدف این است که تصمیمهای پایهای قبل از آن گرفته شوند که تغییر آنها پرهزینه شود.
هرچه یک ناسازگاری فنی دیرتر کشف شود، هزینه اصلاح آن از یک تنظیم ساده به بازکاری پروژه نزدیکتر میشود.
کنترل کیفیت مدل به قضاوت شخصی تبدیل میشود
اگر BEP فقط بگوید مدلها باید «کنترل شوند» یا «مطابق استاندارد پروژه باشند»، اما روش کنترل را مشخص نکند، کیفیت مدل به برداشت و تجربه افراد وابسته میشود.
ممکن است یک BIM Coordinator مدلی را قابل قبول بداند، در حالی که مدیر BIM یا کارفرما همان مدل را دارای ایرادهای جدی تلقی کند. دلیل این اختلاف معمولاً نبود معیار یا نبود فرایند کنترل یکسان است، نه لزوماً تفاوت سطح تخصص افراد.
کنترل کیفیت باید مشخص کند چه چیزهایی بررسی میشوند، این بررسی در چه مرحلهای انجام میشود، مسئول آن چه کسی است و نتیجه چگونه ثبت میشود. برای مثال، کنترل میتواند شامل ساختار مدل، نامگذاری، پارامترها، Worksetها، مختصات، عناصر تکراری، هشدارها، تداخلها یا کامل بودن اطلاعات مورد نیاز باشد. اما مهمتر از فهرست کنترلها، یکسان بودن روش ارزیابی بین همه تیمهاست.
در غیر این صورت، هر رشته ممکن است مدل خود را با معیار متفاوتی «آماده تحویل» بداند. این تفاوت معمولاً در زمان تجمیع مدلها یا بررسی نهایی آشکار میشود؛ زمانی که اصلاح ایرادها هزینه و فشار زمانی بیشتری دارد.
BEP باید کنترل کیفیت را از یک فعالیت کلی به یک فرایند قابل تکرار تبدیل کند؛ فرایندی که ورودی، مسئول، معیار، زمان کنترل و خروجی مشخص داشته باشد.
کیفیت زمانی قابل مدیریت است که نتیجه کنترل به فرد کنترل کننده وابسته نباشد.
تغییرات پروژه به اختلاف درباره دامنه خدمات BIM منجر میشود
در طول پروژه، تغییر طراحی اجتناب ناپذیر است؛ اما اگر BEP مشخص نکرده باشد این تغییرات چگونه بر دامنه خدمات BIM اثر میگذارند، هر اصلاح میتواند به بحثی درباره مسئولیت و هزینه تبدیل شود.
برای مثال، تغییر معماری ممکن است نیازمند اصلاح مدل سازه، تأسیسات، هماهنگی مجدد، بازتولید نقشهها و حتی تکرار بخشی از کنترل کیفیت باشد. اگر از ابتدا مشخص نباشد این فعالیتها بخشی از تعهد معمول مشاور هستند یا تغییر در دامنه خدمات محسوب میشوند، اختلاف معمولاً زمانی شکل میگیرد که حجم بازکاری قابل توجه شده است.
همین مسئله درباره تغییر سطح اطلاعات مورد انتظار، افزایش دفعات هماهنگی، اضافه شدن خروجی جدید یا اصلاح مدل بر اساس اطلاعاتی که دیر دریافت شدهاند نیز وجود دارد. در چنین شرایطی، هر طرف ممکن است برداشت متفاوتی از «تعهد اولیه» داشته باشد.
BEP باید رابطه بین تغییرات پروژه و خدمات BIM را روشن کند: چه نوع تغییراتی در دامنه عادی قرار میگیرند، چه تغییراتی نیازمند بازنگری برنامه یا حجم کار هستند، تأثیر تغییر چگونه ثبت میشود و تصمیم درباره اقدام اضافی توسط چه کسی گرفته میشود.
هدف این نیست که همه تغییرات آینده از ابتدا پیش بینی شوند؛ هدف این است که پروژه برای مواجهه با تغییر، منطق مشخص داشته باشد.
وقتی مرز دامنه خدمات روشن نباشد، تغییر فنی به راحتی به اختلاف قراردادی تبدیل میشود.
یک ابهام کوچک در BEP چگونه به دوباره کاری و اختلاف در پایان پروژه تبدیل میشود؟
فرض کنیم در BEP نوشته شده است که «مدلهای رشتهها باید پیش از تحویل نهایی هماهنگ شوند»، اما مشخص نشده هماهنگی در چه فواصل زمانی انجام میشود، چه کسی مسئول تجمیع مدلهاست، تداخلها چگونه ثبت میشوند و چه کسی بسته شدن آنها را تأیید میکند.
در هفتههای نخست، هر رشته مدل خود را پیش میبرد و مشکل بزرگی دیده نمیشود. با افزایش جزئیات طراحی، وابستگی بین مدلها بیشتر میشود، اما چون نقطه کنترل مشخصی وجود ندارد، هماهنگی به تعویق میافتد.
اولین تجمیع جدی مدلها زمانی انجام میشود که بخش قابل توجهی از طراحی تکمیل شده است. حالا تعداد زیادی تداخل و ناسازگاری دیده میشود. بعضی اصلاحات فقط به یک رشته محدود نیستند و تغییر یک مدل، مدلهای دیگر را نیز تحت تأثیر قرار میدهد.
در این مرحله، فشار زمانی بالا میرود و اختلاف درباره مسئولیت شروع میشود. یک طرف میگوید مدلها باید زودتر برای هماهنگی آماده میشدند؛ طرف دیگر معتقد است مسئولیت تجمیع یا اعلام تداخل بر عهده او نبوده است.
آنچه در ابتدا فقط یک عبارت مبهم در BEP بود، حالا به بازکاری، تأخیر و اختلاف بر سر دامنه مسئولیت تبدیل شده است.
این الگو در بسیاری از موضوعات دیگر نیز تکرار میشود: معیار پذیرش، کنترل کیفیت، انتشار اطلاعات یا مدیریت تغییرات.
ابهام زمانی پرهزینه میشود که پروژه برای کشف معنای یک الزام، مجبور به تجربه کردن پیامد آن شود.
یک BEP قابل اجرا باید چه مواردی را بدون ابهام مشخص کند؟
BEP زمانی قابل اجراست که اعضای پروژه بتوانند با مراجعه به آن بفهمند چه کاری باید انجام شود، چه کسی مسئول آن است و نتیجه قابل قبول چگونه تشخیص داده میشود. بنابراین کامل بودن فهرست فصلها یا شباهت سند به یک قالب استاندارد، به تنهایی نشانه کیفیت آن نیست.
در عمل، یک BEP مؤثر باید حداقل به چند پرسش اصلی پاسخ روشن بدهد. بخشی از همین پرسشها مشخص میکنند خروجی مشاوره BIM باید فقط به چند فایل محدود نشود و تصمیمها، مسئولیتها، برنامهها و سازوکارهای کنترل را نیز روشن کند:
چه چیزی باید تحویل شود؟ مدلها، اطلاعات، نقشهها، گزارشها و سایر خروجیهای مورد انتظار باید مشخص باشند.
چه کسی مسئول هر فعالیت است؟ مسئولیت تولید، کنترل، هماهنگی، اصلاح، تأیید و انتشار اطلاعات نباید قابل تفسیر باشد.
اطلاعات چه زمانی باید آماده باشند؟ تحویلها باید با مراحل و تصمیمهای واقعی پروژه هماهنگ شوند.
مدلها چگونه تولید و هماهنگ میشوند؟ قواعد اصلی مدلسازی، تجمیع، کنترل تداخل و مدیریت مسائل باید تعریف شوند.
معیار کنترل و پذیرش چیست؟ تیمها باید بدانند یک مدل بر اساس چه شاخصهایی آماده تحویل محسوب میشود.
اطلاعات چگونه مبادله و منتشر میشوند؟ فرمتها، نسخهها، ساختار فایلها و مسیر انتشار باید روشن باشند.
تغییرات چگونه مدیریت میشوند؟ باید مشخص باشد تغییر طراحی، اطلاعات جدید یا تغییر نیازهای کارفرما چگونه بر برنامه و دامنه خدمات BIM اثر میگذارد.
لازم نیست BEP تمام اتفاقات آینده پروژه را پیش بینی کند. اما باید برای موضوعاتی که قابل پیش بینی نیستند نیز روش تصمیم گیری و مدیریت مشخصی ایجاد کند.
BEP خوب سندی نیست که برای هر مسئله یک پاسخ از پیش نوشته باشد؛ سندی است که اجازه ندهد مسائل مهم بدون قاعده و مسئول مشخص باقی بمانند.
کارفرما چگونه پیش از تأیید BEP، ابهامهای خطرناک را شناسایی کند؟
کارفرما برای ارزیابی BEP نباید فقط بررسی کند که سند شامل عنوانها، جدولها و بخشهای مورد انتظار هست یا نه. مهمتر این است که آیا متن سند برای موضوعات اصلی پروژه، برداشت اجرایی یکسان ایجاد میکند یا همچنان به تفسیر افراد وابسته است.
یک روش ساده این است که برای هر بخش مهم BEP چند پرسش مشخص مطرح شود: چه کسی مسئول است؟ چه چیزی باید تحویل شود؟ چه زمانی؟ با چه معیار پذیرشی؟ و اگر شرایط تغییر کرد، تصمیم چگونه گرفته میشود؟
اگر پاسخ این پرسشها فقط با توضیح شفاهی مشاور روشن شود، خود سند به اندازه کافی شفاف نیست. برای یک روش مرحلهبهمرحله جهت کنترل خود سند، راهنمای بررسی BEP توسط کارفرما معیارهای اجرایی بودن BEP را از دید کارفرما توضیح میدهد.
کارفرما همچنین میتواند از چند نفر با نقشهای مختلف بخواهد یک بخش مشخص از BEP را مطالعه کنند و برداشت خود را توضیح دهند. اگر BIM Manager، مسئول معماری و مسئول تأسیسات از یک الزام، پاسخهای متفاوتی ارائه کنند، احتمالاً متن آن الزام هنوز قابل تفسیر است.
موضوعات پرریسک مانند دامنه مدلسازی، مسئولیت هماهنگی، معیار پذیرش، کنترل کیفیت، زمانبندی تحویل، روش تبادل اطلاعات و مدیریت تغییرات باید پیش از شروع تولید گسترده مدلها روشن شوند. اصلاح این موارد در ابتدای پروژه معمولاً ساده است؛ اصلاح همان ابهامها پس از شکل گیری مدلها و وابستگی بین تیمها، بسیار پرهزینهتر خواهد بود.
آزمون واقعی یک BEP این نیست که کامل به نظر برسد؛ این است که افراد مختلف پروژه از روی آن به یک نتیجه اجرایی مشترک برسند.
جمعبندی
ابهام در BEP زمانی خطرناک میشود که از سطح متن سند عبور کند و به ابهام در مسئولیت، تحویل، معیار پذیرش، هماهنگی و انتشار اطلاعات تبدیل شود. یک BEP قابل اتکا باید برای موضوعات اصلی پروژه پاسخ اجرایی روشن ایجاد کند؛ بهگونهای که افراد مختلف برای فهم مسئولیتها و تصمیمها مجبور به تفسیر شخصی یا توضیح شفاهی نباشند. بنابراین کیفیت BEP را نباید با تعداد صفحات یا کامل بودن ظاهری آن سنجید. معیار اصلی این است که آیا سند میتواند مبنای مشترک و قابل کنترل اجرای BIM باشد. هر ابهامی که در ابتدای پروژه حل نشود، احتمالاً در ادامه به دوبارهکاری، اختلاف دامنه خدمات یا مشکل در پذیرش تحویلها تبدیل خواهد شد.